No se apunta
La cita se borra o se queda en la agenda y nadie anota que fue una ausencia. Sin ese dato, no sabes cuántas tienes.
Calculadora gratuita
Calculadora: cuánto te cuestan las citas perdidas
Mete tus citas al mes, tu porcentaje de ausencias y lo que vale una cita de media. En segundos ves lo que dejas de ingresar al mes y al año. Sin registros y sin dejar tus datos.
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Para saber cuánto cuestan las citas perdidas, multiplica las citas que das al mes por tu porcentaje de ausencias y por el valor medio de una cita. Es una estimación de lo que dejas de ingresar; el coste real suele ser algo mayor, porque el tiempo del profesional y la sala ya estaban reservados. La calculadora de Twilbox hace la cuenta con tus datos y te deja suponer qué parte podrías recuperar.
El problema
Una ausencia suelta parece poco. Al año, no
Una persona que no viene un martes no parece grave. El problema es que se repite cada semana y casi nadie lo suma.
No se suma
Cada hueco es poco dinero, así que nunca se convierte en una cifra. Hasta que lo multiplicas por doce meses.
El tiempo ya estaba pagado
El profesional, la sala y el material estaban listos. Esa hora no se recupera aunque al día siguiente vengan todos.
Cómo se calcula
La cuenta, en tres datos
1
Citas al mes
Cuenta las citas reservadas en un mes normal, de todo el equipo. Si tienes varias sedes, puedes hacer la cuenta por sede.
2
Porcentaje de ausencias
Divide las citas a las que no vino nadie y no avisaron entre las citas reservadas, y multiplica por cien. Usa tus datos de los últimos meses, no una cifra genérica.
3
Valor medio de una cita
Lo que facturas de media por cita. Si tus servicios son muy distintos, calcula por separado los más largos o los más caros: suelen ser los que más pesan.
Dentro de Twilbox
Saber quién viene, antes de que llegue la hora
En la agenda de Twilbox cada cita muestra si el cliente ha confirmado. Así tienes a mano el dato que necesitas para esta cuenta, y tiempo para escribir a quien no ha contestado.
- Recordatorios por WhatsApp y por email, con la antelación que elijas.
- El cliente confirma o pide un cambio respondiendo al mensaje.
- Vista por día, semana o mes, por profesional y por sede.
- Cada cita y cada respuesta quedan en la ficha del cliente.
Más allá del número
Lo que la cuenta no ve
La calculadora mide lo que dejas de facturar. Pero una cita perdida cuesta algo más: el profesional estaba disponible, la sala o el puesto estaban reservados y, a veces, el material ya estaba preparado. Ese coste ya lo has pagado aunque nadie aparezca.
También hay un coste de oportunidad: ese hueco podría haberlo ocupado otra persona que quería cita y no la encontró. Por eso no es lo mismo una cancelación avisada a tiempo (el hueco se puede volver a ofrecer) que una ausencia sin aviso (el hueco se pierde).
Un consejo: calcula tu porcentaje de ausencias antes de cambiar nada, y vuelve a calcularlo al cabo de unos meses. Es la única forma honesta de saber qué medidas te funcionan.
Qué puedes hacer
Las palancas para recuperar huecos
Recordatorio antes de la cita. Un aviso por WhatsApp el día antes, y otro unas horas antes si quieres, ayuda con el olvido. Si buscas ideas, tienes plantillas de mensaje de recordatorio listas para copiar.
Confirmación y cambio fácil. Si el cliente puede confirmar o mover la cita respondiendo al mensaje, te enteras a tiempo de que no viene y el hueco no se pierde.
Señal al reservar. En los servicios largos o muy pedidos, un pago por adelantado da compromiso a la reserva. Lo importante es explicar bien la política de cancelación. En Colombia se suele llamar «abono».
Lista de espera. Cuando alguien cancela, ofrecer el hueco a quien estaba esperando convierte una cancelación en una cita.
Twilbox junta estas cuatro palancas en la misma agenda. Lo explicamos paso a paso en cómo reducir las citas no show.
Citas al mes200
Porcentaje de ausencias10 %
Valor medio de una cita45 €
Supón que recuperas este % de esas citas30 %
Lo que dejas de ingresar al mes por citas perdidas
900 €
Al año
10.800 €
Si recuperas el 30 % (tu supuesto)
270 € / mes
Cálculo orientativo con tus propios datos: citas × porcentaje de ausencias × valor medio. Cuánto recuperes depende de tu negocio. Los recordatorios, la confirmación y la lista de espera ayudan a llenar huecos, pero no prometemos una cifra concreta.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan a menudo
Multiplica tus citas al mes por tu porcentaje de ausencias y por el valor medio de una cita. El resultado es lo que dejas de facturar al mes; multiplícalo por doce para verlo al año.
Toma un periodo de varios meses, cuenta las citas a las que el cliente no vino sin avisar y divídelas entre el total de citas reservadas. Multiplica por cien. No cuentes las cancelaciones avisadas: esas son otra cosa.
Varía mucho según el sector, el tipo de servicio y la clientela, así que no damos una cifra de referencia. Lo útil es conocer el tuyo y seguir cómo evoluciona.
Es un supuesto tuyo, no una promesa: sirve para ver cuánto valdría recuperar una parte de esas citas. Cuánto recuperes de verdad depende de tu negocio y de las medidas que pongas en marcha.
No. La cuenta se hace en tu navegador y no pide registro ni datos de contacto.
Combinando recordatorios con confirmación, una forma fácil de cambiar la cita, señal en los servicios que más pesan y lista de espera. En Twilbox las cuatro están en la agenda; puedes verlo en una demo con tus datos.
Convierte esa cifra en huecos recuperados
Agenda una demo y vemos tu agenda con los números que acabas de calcular. O pruébalo 7 días gratis, sin tarjeta.